DMS – Dokumentenmanagement

Entdecken Sie den Wert Ihrer Dokumente.

BvLArchivio® ist eine Komplettlösung, die aus Hardware und installierter Software besteht. BvLArchivio® wird Ihnen fertig installiert und vollständig administrationsfrei geliefert. BvLArchivio® ist quasi ein „digitaler Aktenschrank“, der als „Plug-and-play“-Komponente einfach in Ihr bestehendes Netzwerk eingebunden wird. Durch die schnelle Einbindung und einfache Handhabung steht einem sofortigen Einsatz nichts im Wege. Scannen Sie von eigenen Multifunktionsgeräten direkt ins Archiv. Finden Sie von jedem Arbeitsplatz, Smartphone oder Tablet in Sekunden Ihre Dokumente und Dateien wieder. BvLArchivio® steht in Ihren Räumen und verwaltet und archiviert Ihre Dokumente und Dateien. Sie müssen nur noch den Stromstecker und das Netzwerkkabel anschließen.

  • Speichert bis zu 250.000 Ordner, 60 Millionen Seiten oder 6 Terabyte Dateien jeder Art.
  • Gescannte Papierdokumente revisionssicher ablegen.
  • Jede Datei und jede E-Rechnung gesetzeskonform archivieren.
  • Hoch verschlüsselt, Datendiebstahl unmöglich
  • Zertifiziert nach PS880, zulässig für Steuer- und Handelsrecht.

DocuWare macht Ihre Dokumente zu dem, was sie wirklich sind: wertvolles Wissen und Kapital. Mit DocuWare legen Sie das Potenzial, das in jedem Dokument steckt, mühelos frei. Und jede E-Mail, jede Datei, jeder Beleg steuert seinen maximalen Beitrag zum Unternehmenserfolg bei. Wer DocuWare in seine Unternehmens-IT integriert, gewinnt die ideale Lösung, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu verbessern, laufende Kosten zu senken, den Cashflow deutlich zu erhöhen, Compliance zu sichern und einen noch besseren Service zu bieten.

Mit DocuWare haben Sie jedes Dokument sofort da, wo Sie es gerade benötigen – an Ihrem Büroarbeitsplatz, im Home Office, unterwegs beim Kunden. Sogar aus Ihren gewohnten Software-Anwendungen greifen Sie direkt auf in DocuWare archivierte Dokumente zu. Meist ist dafür nicht einmal zusätzliche Programmierung nötig. Beste Erfahrungen sprechen für sich: DocuWare ist
eines der meistgenutzten Dokumentenmanagement-Systeme mit über 100.000 Anwendern weltweit. Unternehmen in über 70 Ländern organisieren schon heute erfolgreich ihre Dokumente mit DocuWare.

DocuWare

 

Dokumente zentral organisieren

Vom Papierdokument bis zum Datensatz – mit DocuWare verwalten Sie Unterlagen jeden Formats und jeder Quelle einheitlich. Die Dokumente werden im zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool archiviert, wo verschiedene digitale Archive für die Ablage zur Verfügung stehen. Jetzt ist es keine Frage mehr, wo wichtige Dokumente schlummern. In DocuWare sind alle Unterlagen komplett und schnell bei der Hand.

Ablage in individuellen Archiven

Stellen Sie sich digitale Archive wie Aktenordner vor. Welche und wie viele Archive in Ihrem DocuWare-System angelegt sind, bestimmen Sie selbst. Arbeiten Sie z. B. mit einem Kundenarchiv, in dem neben Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen auch die komplette Kundenkorrespondenz – vom Fax bis zur E-Mail – vorliegt. Daneben bietet sich etwa ein eigenes Personalarchiv oder auch ein Archiv für Ihre gesammelte Produktionsdokumentation an.

Automatisch Ordnung schaffen

Damit Sie Unterlagen schnellstmöglich wiederfinden, wird jedes Dokument bei der Ablage in DocuWare mit Indexbegriffen, das heißt mit Ordnungskriterien, versehen. Diese Indexierung läuft meist ganz wie von selbst: Die Begriffe werden z. B. aus externen Quellen wie Textdateien oder Datenbanken oder über OCR und Barcode-Erkennung auch direkt aus dem Dokument ausgelesen. Außerdem erfolgt im Hintergrund die Volltext-Indexierung der Dokumente. Werden Dokumente manuell indexiert, machen Auswahllisten die Eingabe leicht und fehlerfrei.

Besser suchen, schneller finden

Dokumente mit DocuWare zu recherchieren, funktioniert so bequem wie Googeln: Sie geben einen oder mehrere Suchbegriffe ein, und das oder die relevanten Dokumente werden sofort übersichtlich aufgelistet und mit einem Klick angezeigt – entweder im ursprünglichen Bearbeitungsprogramm oder unabhängig von Datenquelle und Dateiformat im DocuWare-Viewer, dem universellen Anzeigefenster von DocuWare.



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