ADDISON Integration

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Finanzdokumenten

Viele Unternehmen und Steuerberater stehen vor der Herausforderung, ihre Finanzdokumente effizient zu verwalten und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Zeitaufwendige manuelle Prozesse: Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Finanzdokumenten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Unübersichtliche Dokumentenablage: Finanzdokumente werden häufig in verschiedenen Systemen und Formaten gespeichert, was die Suche und Verwaltung erschwert.
• Mangelnde Transparenz: Der Status von Buchhaltungsprozessen ist oft nicht klar nachvollziehbar, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann.
• Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Datenschutzanforderungen erfordert erhebliche organisatorische und administrative Aufwände.

Die Lösung: Integration von ADDISON und DocuWare

DocuWare bietet eine nahtlose Integration mit der ADDISON-Software, die speziell für Steuerberater und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile, die diese Integration Ihrem Unternehmen bietet:

1. Automatisierte Erfassung und Digitalisierung: Finanzdokumente werden automatisch erfasst und digitalisiert, unabhängig davon, ob sie per Post, E-Mail oder Fax eintreffen. Papierbasierte Dokumente können direkt gescannt und in das System übernommen werden.

2. Intelligente Datenextraktion: DocuWare verwendet fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um relevante Daten wie Rechnungsnummern, Beträge und Lieferanteninformationen automatisch zu extrahieren und in ADDISON zu übertragen.

3. Workflow-Automatisierung: Die automatisierten Workflows von DocuWare sorgen dafür, dass Buchhaltungsprozesse effizient und transparent ablaufen. Aufgaben wie die Prüfung und Freigabe von Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

4. Zentrale Dokumentenablage: Alle Finanzdokumente werden zentral in einem digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit sicher zugänglich. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine bessere Übersicht.

5. Erhöhte Datensicherheit: DocuWare bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und differenzierte Zugriffskontrollen. Sie entscheiden, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf, wodurch der Datenschutz gewährleistet ist.

6. Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf die Dokumente zugreifen und sie bei Bedarf vorlegen können. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.

So funktioniert die ADDISON-Integration mit DocuWare

1. Dokumentenerfassung: Finanzdokumente werden direkt bei Eingang gescannt und digital erfasst. Elektronische Dokumente werden automatisch in das System importiert und an ADDISON übermittelt.

2. Datenextraktion und Indexierung: Die relevanten Daten werden mittels OCR-Technologie extrahiert und die Dokumente werden automatisch indexiert und klassifiziert.

3. Workflow und Genehmigung: Buchhaltungsprozesse durchlaufen vordefinierte Workflows. Verantwortliche Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt und können die Dokumente digital prüfen und freigeben.

4. Buchung und Archivierung: Nach der Genehmigung werden die Dokumente und Daten an das ADDISON-System übermittelt und die Buchung erfolgt. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert.