Referenzbericht
Als Spezialist für das Recycling von PET-Flaschen verarbeitet die PFR Nord GmbH gebrauchte Kunststoff-Flaschen zu sogenannten PET-Flakes, aus denen wieder Flaschen hergestellt werden. DocuWare sorgt dafür, dass auch sonst ressourcenschonend gearbeitet wird.
Der Prozess zur Verarbeitung der gebrauchten Flaschen, die vorwiegend in den Rückgabeautomaten des Einzelhandels gesammelt und anschließend in Ballen gepresst werden, beginnt an der Waage. Die ankommenden Lastwagen, die mit vielen Ballen aus gepressten PET-Flaschen beladen sind, werden zwei Mal gewogen – mit und ohne Last. Aus diesem „Rohstoff“ werden später mit einer vollintegrierten Anlage klare oder bunte PET-Flakes hergestellt. Dabei handelt es sich um etwa Cornflakes-große Flocken, die zur Weiterverarbeitung an Flaschenhersteller geliefert werden. Womit der Wiederverwendungskreislauf geschlossen ist, man spricht dabei vom sogenannten Bottle-to-Bottle-Recycling.
Auf der administrativen Seite erzeugt die PET-Verarbeitung eine Vielzahl von Rechnungen und Papieren. Laut Leandro Adriano, der als IMS-Beauftragter für das integrierte Qualitäts- und Umweltmanagement-System des Unternehmens verantwortlich ist, erreichen täglich zwischen 20 und 30 Eingangsrechnungen das Unternehmen. Früher habe das Handling der Rechnungen auf Papier erheblichen Aufwand verursacht, der nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeits- und Umweltorientierung des Unternehmens heute nicht mehr angemessen gewesen sei.
Lange Wegstrecken beim Rechnungsdurchlauf
Die Rechnungsprüfung war mit einer Vielzahl von Wegstrecken auf dem vier Hektar großen Firmengelände verbunden; in der Corona-Zeit kam die Verzögerung durch Homeoffice-Zeiten hinzu, so dass sich die Rechnungen regelrecht stapelten. Aufgrund der positiven DMS-Erfahrung eines Geschäftsführers in einer früheren Tätigkeit wurde der Einsatz von DocuWare geprüft und nach einer Präsentation durch den Realisierungspartner zu Jahresbeginn 2023 die Cloud-Lösung eingeführt.
Beim Rechnungseingangs-Workflow wird zunächst eine Vorsortierung nach Rechnungstypen, etwa „Spedition“, „Rohstoffe“, „Energie“ oder „Entsorgung“, vorgenommen. Erste Station für den Workflow ist die Person, die für die Waage verantwortlich ist. Dort werden die zu mehr als 90 Prozent per E-Mail eingehenden Rechnungen nach Rechnungstyp zugeordnet und mit den Lieferdokumenten verbunden. Im Falle einer Rohstoffrechnung wird auch das eingescannte Wiegedokument zugeordnet. Die Eingangsrechnungen gehen in dem Fall zum Einkaufsleiter, der die Rechnungen mit allen verknüpften Dokumenten sachlich prüft. Die fachliche Prüfung und finale Freigabe erfolgen durch die Geschäftsführung.
Bei den Ausgangsrechnungen wird der Workflow von Leandro Adriano gestartet, der für die Fakturierung mit dem Warenwirtschaftssystem rona:systems, einer Branchenlösung für die Entsorgungs- und Recyclingwirtschaft, zuständig ist. Die Rechnung wird über eine Schnittstelle, die im Partnerumfeld zur Verfügung steht, an DocuWare übergeben und dabei automatisch als Aufgabe erscheint. Weitere zugehörige Unterlagen werden hinterlegt, bevor die Rechnung im Workflow zur sachlichen Prüfung gelangt. Anschließend ist wiederum die Geschäftsführung für die fachliche Prüfung und die Freigabe zuständig.
Neben der Einsparung von Papier, Wegstrecken und Zeit schätzt Adriano insbesondere die Übersichtlichkeit, die ihm die Digitalisierung der Prozesse gebracht hat. Die anstehenden Aufgaben seien klar strukturiert aufgelistet, so dass der Arbeitsablauf besser geplant werden könne.
Urlaubsanträge erfolgreich managen
Über die Formular-Funktion von DocuWare wurden im November 2023 Workflows für Urlaubsanträge eingerichtet, unterschieden nach Abteilungen wie „Büro“, „Labor“ und „Produktion“, von denen jede ihre eigenen Anforderungen hat. In der Produktion etwa, die rund um die Uhr läuft, arbeiten vier Gruppen, die jeweils 12-Stunden-Schichten übernehmen. Bei einem Urlaubsantrag kommen für die Vertretungsregelung nur Personen aus dem eigenen Team infrage. Heute werden die Urlaubsanträge sehr erfolgreich mit DocuWare gemanagt, wozu nicht zuletzt die klaren Zugriffsregelungen beigetragen haben, die das DMS zur Verfügung stellt.
Wir bieten unseren Kunden Qualitätsmöbel für effektive Bürolösungen. Wir vertreiben unter anderem folgende Einrichtungsmöbel:
– Schrankwände
– Innenausbau
– Tresore
– Stellwandsysteme
– Konferenzsessel
– Beschilderung
– Tisch- und Raumbeleuchtung
– Besucherstühle
– Drehstühle
Wir beraten unsere Kunden individuell und richten unsere professionelle Raumplanung exakt nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen. Zu unserem Beratungsservice gehört eine kostenlose CAD-Raumplanung, die Ihnen eine Ansicht Ihres künftigen Büros als 3D-Version ermöglicht. In das Beratungsfeld der Raumplanung gehört zudem der Aspekt der Sicherheitsregeln für Bildschirmarbeitsplätze, den wir selbstverständlich in unseren Ausarbeitungen berücksichtigen. Wenn Sie Hilfe bei der Organisation und Koordination der Möbel-Montage, -Entsorgung oder –Lagerung haben, stehen wir Ihnen ebenfalls gern zur Seite.
Auch im Bereich Gesundheit können wir Sie aktiv unterstützen. Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung, in der wir Ihnen zeigen, wie vielseitig und flexibel Sitzen an ergonomisch gestalteten Arbeitsplätzen sein kann. Der Termin kann entweder in unserem Hause oder bei Ihnen im Unternehmen vereinbart werden.
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