Office 365 Integration

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Dokumenten

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Dokumente effizient zu verwalten und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams zu verbessern. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Zeitaufwendige manuelle Prozesse: Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig
• Unübersichtliche Dokumentenablage: Dokumente werden häufig in verschiedenen Systemen und Formaten gespeichert, was die Suche und Verwaltung erschwert
• Mangelnde Transparenz: Der Status von Dokumenten und Aufgaben ist oft nicht klar nachvollziehbar, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann
• Komplexe Abstimmungsprozesse: Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern ist aufwendig und ineffizient
• Sicherheitsrisiken: Papierbasierte und ungeschützte digitale Dokumente sind anfällig für Verlust und unbefugten Zugriff

Die Lösung: Integration von Office 365 und DocuWare

DocuWare bietet eine nahtlose Integration mit Office 365, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren möchten. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile, die diese Integration Ihrem Unternehmen bietet:

1. Automatisierte Dokumentenerfassung und Digitalisierung: Dokumente werden automatisch erfasst und digitalisiert, unabhängig davon, ob sie per E-Mail, OneDrive oder SharePoint eintreffen. Papierbasierte Dokumente können direkt gescannt und in das System übernommen werden.

2. Intelligente Datenextraktion: DocuWare verwendet fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um relevante Daten automatisch zu extrahieren und in Ihre Office 365-Apps zu übertragen.

3. Workflow-Automatisierung: Die automatisierten Workflows von DocuWare sorgen dafür, dass Dokumente effizient und transparent durch Ihre Office 365-Umgebung laufen. Aufgaben wie die Prüfung und Freigabe von Dokumenten werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

4. Zentrale Dokumentenablage: Alle Dokumente werden zentral in einem digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit sicher zugänglich. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine bessere Übersicht.

5. Erhöhte Datensicherheit: DocuWare bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und differenzierte Zugriffskontrollen. Sie entscheiden, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf, wodurch der Datenschutz gewährleistet ist.

6. Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf die Dokumente zugreifen und sie bei Bedarf vorlegen können. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.

So funktioniert die Office 365-Integration mit DocuWare

1. Dokumentenerfassung: Dokumente werden direkt bei Eingang digital erfasst. E-Mails und Anhänge aus Outlook, Dateien aus OneDrive und SharePoint-Dokumente werden automatisch in das System importiert.

2. Datenextraktion und Indexierung: Die relevanten Daten werden mittels OCR-Technologie extrahiert und die Dokumente werden automatisch indexiert und klassifiziert.

3. Workflow und Genehmigung: Dokumente durchlaufen vordefinierte Workflows. Verantwortliche Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt und können die Dokumente digital prüfen und freigeben.

4. Archivierung und Zugriff: Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit für Audits oder Nachfragen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt über eine sichere, benutzerfreundliche Oberfläche.