Workflow Management

Die Lösung: Automatisierte Workflows mit DocuWare

DocuWare bietet eine umfassende Lösung zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Workflows. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile, die DocuWare Ihrem Unternehmen bietet:

1. Automatisierte Prozesssteuerung: DocuWare automatisiert Ihre Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass Aufgaben und Dokumente automatisch an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt die Bearbeitung.

2. Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Mit DocuWare haben Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status aller Workflows. Alle Schritte und Aktionen werden protokolliert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer was wann erledigt hat.

3. Reduzierte Fehleranfälligkeit: Durch die Automatisierung und Standardisierung von Workflows werden Fehler minimiert. DocuWare stellt sicher, dass alle Schritte korrekt und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

4. Effiziente Zusammenarbeit: DocuWare erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern. Aufgaben und Informationen werden automatisch weitergeleitet, was die Kommunikation und Effizienz verbessert.

5. Erhöhte Datensicherheit: DocuWare bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Sie entscheiden, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf, wodurch der Datenschutz gewährleistet ist.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität: DocuWare Workflows lassen sich an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und skalieren. Sie können neue Workflows schnell erstellen und bestehende Prozesse anpassen, um sich verändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

So funktionieren Workflows mit DocuWare

1. Prozessanalyse und -definition: Zunächst werden Ihre Geschäftsprozesse analysiert und definiert. Dies umfasst die Identifizierung der einzelnen Schritte, beteiligten Mitarbeiter und benötigten Dokumente.

2. Workflow-Erstellung: Mit DocuWare erstellen Sie digitale Workflows, die Ihre definierten Prozesse abbilden. Dabei können Sie vordefinierte Vorlagen nutzen oder individuelle Workflows erstellen.

3. Automatische Aufgabenverteilung: Sobald ein Workflow gestartet wird, verteilt DocuWare die Aufgaben automatisch an die zuständigen Mitarbeiter. Dies geschieht basierend auf vordefinierten Regeln und Zuständigkeiten.

4. Prozessüberwachung und -steuerung: DocuWare überwacht den gesamten Workflow und stellt sicher, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden. Bei Verzögerungen oder Fehlern werden automatisch Benachrichtigungen an die verantwortlichen Personen gesendet.

5. Abschluss und Archivierung: Nach Abschluss des Workflows werden alle relevanten Dokumente und Informationen revisionssicher archiviert. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.