Arbeiten, statt Aufgaben hinterherzulaufen.
Mit digitalen Workflows werden wiederkehrende Abläufe automatisch gesteuert. Aufgaben landen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen – und jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.
Was ist eigentlich ein Workflow?
Ein Workflow ist vereinfacht gesagt ein digitaler Ablaufplan.
Er legt fest, was mit einem Vorgang passiert, wer als Nächstes etwas tun muss und was danach geschieht.
Der Vorgang kommt an.
Zum Beispiel eine Rechnung, ein Auftrag, ein Formular oder ein anderer Vorgang.
Die richtige Person bekommt die Aufgabe.
Der Workflow weiß, wer zuständig ist und stellt die Aufgabe automatisch bereit.
Der nächste Schritt startet automatisch.
Nach der Bearbeitung geht der Vorgang automatisch weiter.
Eine Rechnung – ein klarer Ablauf.
Statt Rechnungen manuell weiterzuleiten, übernimmt der Workflow die Koordination.
Rechnung kommt an
Die Rechnung wird digital erfasst und dem richtigen Prozess zugeordnet.
Prüfung
Die zuständige Person erhält automatisch die Aufgabe zur Prüfung.
Freigabe
Die Rechnung wird freigegeben oder zur weiteren Prüfung zurückgegeben.
Buchhaltung
Nach der Freigabe landet der Vorgang automatisch beim nächsten Verantwortlichen.
Weniger Nachfragen.
Weniger Warten. Mehr Überblick.
Ein guter Workflow nimmt Ihren Mitarbeitern nicht die Arbeit ab – sondern die unnötige Organisation drumherum.
Aufgaben automatisch verteilen
Die richtige Aufgabe landet automatisch beim zuständigen Mitarbeiter oder Team. Niemand muss überlegen, wer als Nächstes an der Reihe ist.
Fristen im Blick behalten
Fristen können festgelegt werden. Erinnerungen oder weitere Schritte können automatisch ausgelöst werden, wenn eine Aufgabe zu lange offen bleibt.
Vertretungen berücksichtigen
Urlaub oder Krankheit müssen einen Prozess nicht stoppen. Aufgaben können automatisch an eine Vertretung oder das zuständige Team weitergegeben werden.
Alles nachvollziehbar
Sie sehen, wo ein Vorgang steht, welche Aufgaben erledigt wurden und welche Entscheidungen getroffen wurden.
Wo steht der Vorgang gerade?
Keine Suche in E-Mails. Kein Rätselraten. Keine Frage wie „Hast du die Rechnung schon gesehen?“
Mitarbeiter sehen ihre offenen Aufgaben direkt in ihren Aufgabenlisten. So ist sofort klar, was zu tun ist und was als Nächstes passiert.
Wo Workflows helfen können
Überall dort, wo Aufgaben regelmäßig von einer Person oder Abteilung zur nächsten wandern, kann ein Workflow für mehr Klarheit sorgen.
Rechnungsfreigabe
Eingehende Rechnungen automatisch prüfen, freigeben und weiterleiten.
Mitarbeiter-Onboarding
Neue Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die notwendigen Aufgaben führen.
Auftragsbearbeitung
Aufträge automatisch an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeben.
Digitale Formulare
Nach dem Absenden eines Formulars automatisch den nächsten Prozessschritt starten.
Fristen & Termine
Fälligkeiten überwachen und bei Bedarf automatisch weitere Schritte auslösen.
Individuelle Prozesse
Auch eigene Abläufe lassen sich passend zu Ihrem Unternehmen abbilden.
Urlaub, Krankheit, Vertretung? Der Workflow läuft weiter.
Ein Prozess sollte nicht davon abhängen, dass eine bestimmte Person gerade am Schreibtisch sitzt.
Mit Vertretungsregeln können Aufgaben automatisch an andere Mitarbeiter oder zuständige Teams weitergegeben werden. Auch Eskalationen bei überschrittenen Fristen lassen sich festlegen.
Ihre Prozesse ändern sich? Der Workflow kann mitwachsen.
Unternehmen entwickeln sich weiter. Zuständigkeiten ändern sich, neue Anforderungen kommen hinzu und Abläufe werden optimiert.
Deshalb lassen sich Workflows jederzeit anpassen. Die Abläufe werden grafisch erstellt und können ohne klassische Programmierung verändert werden.
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Ein Workflow von der Stange passt nicht automatisch zu jedem Unternehmen.
Deshalb schauen wir gemeinsam mit Ihnen auf Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe und finden heraus, wo sich Zeit sparen, Rückfragen reduzieren und Prozesse vereinfachen lassen.
Finden wir gemeinsam heraus, was sich automatisieren lässt.
Wir zeigen Ihnen verständlich, welche Möglichkeiten DocuWare für Ihre konkreten Prozesse bietet.
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Entdecken Sie, wie digitale Workflows Ihre täglichen Abläufe vereinfachen können.
