Archivieren.
Sicher. Strukturiert. Sofort auffindbar.
Schluss mit vollen Aktenschränken, verstreuten Dateien und langen Suchzeiten. Mit DocuWare werden wichtige Dokumente zentral, strukturiert und nachvollziehbar digital verwaltet.
Dokumente ablegen ist einfach.
Sie richtig zu verwalten ist entscheidend.
Ein modernes Dokumentenarchiv soll nicht nur Platz sparen. Es muss Informationen zuverlässig auffindbar machen, Zugriffe kontrollieren und nachvollziehbar abbilden, was mit einem Dokument passiert.
Auffindbar
Dokumente gezielt nach Suchbegriffen und Indexinformationen finden – statt Ordner für Ordner durchsuchen zu müssen.
Nachvollziehbar
Dokumente und relevante Vorgänge strukturiert dokumentieren und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar gestalten.
Geschützt
Zugriffe lassen sich über Berechtigungen steuern und sensible Informationen gezielt schützen.
Nachhaltig
Dokumente werden strukturiert über den gesamten Lebenszyklus verwaltet und bleiben verfügbar, wenn sie benötigt werden.
Vom Eingang bis
ins digitale Archiv.
Dokumente entstehen an vielen Stellen. Ein digitales Archiv bringt sie in einen kontrollierten und nachvollziehbaren Prozess.
Weniger Suchen.
Mehr Zeit für das Wesentliche.
Eine strukturierte digitale Archivierung schafft einen zentralen Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen und reduziert manuelle Ablage- und Suchprozesse.
Schneller finden
Volltextsuche und Indexinformationen helfen dabei, benötigte Dokumente gezielt und schnell aufzurufen.
Zentral speichern
Rechnungen, Verträge, E-Mails, Belege und weitere Dokumente werden zentral und strukturiert verwaltet.
Nachvollziehbar arbeiten
Dokumente und Bearbeitungsschritte lassen sich in digitalen Prozessen nachvollziehbar organisieren.
Zugriffe steuern
Berechtigungen sorgen dafür, dass sensible Dokumente nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
Von überall arbeiten
Digitale Dokumente stehen berechtigten Mitarbeitenden auch unabhängig vom klassischen Büroarbeitsplatz zur Verfügung.
Mit dem Unternehmen wachsen
Eine digitale Archivstruktur lässt sich an wachsende Dokumentenmengen und neue Prozesse anpassen.
Archivierung braucht
mehr als Speicherplatz.
Für geschäftsrelevante Unterlagen gelten Anforderungen an Ordnung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Eine digitale Archivierung muss deshalb in ein passendes organisatorisches Verfahren eingebettet sein.
DocuWare unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente strukturiert und nachvollziehbar zu verwalten. Entscheidend ist dabei immer das Zusammenspiel aus Software, Prozessen, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation.
Nicht jedes Dokument
muss gleich lange aufbewahrt werden.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Für eine professionelle Archivierungsstrategie müssen diese Unterschiede berücksichtigt werden.
Unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
Für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kostenbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie bestimmte weitere steuerlich relevante Unterlagen.
Hinweis: Die konkrete Aufbewahrungsfrist hängt vom Dokumententyp und vom jeweiligen Sachverhalt ab. Die Übersicht ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Aus Papier und Dateien
werden strukturierte Informationen.
Moderne Dokumentenarchivierung beginnt bereits beim Dokumenteneingang. Klassifizierung und Datenerfassung können dabei automatisiert unterstützt werden.
Nicht nur Rechnungen.
Alle wichtigen Dokumente.
Ein modernes DMS kann unterschiedlichste Dokumentarten zentral verwalten – unabhängig davon, wo sie ursprünglich entstanden sind.
Ordnerstruktur oder
intelligentes Archiv?
Wo war die Rechnung noch?
Die Suche hängt davon ab, dass Dokumente vorher am richtigen Ort und nach der richtigen Struktur abgelegt wurden.
Was brauche ich?
Suchbegriffe und Indexdaten führen direkt zu den passenden Dokumenten – unabhängig davon, in welchem klassischen Ordner man sie vermuten würde.
Wir archivieren
nicht einfach Ihre Dokumente.
Gemeinsam betrachten wir, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen entstehen, wo sie heute abgelegt werden und welche Informationen später wieder benötigt werden.
Daraus entsteht eine Archivierungsstruktur, die zu Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen passt – inklusive Indexierung, Berechtigungen, Suchmöglichkeiten und dokumentengesteuerten Prozessen.
Beratung anfragenWelche Dokumente gibt es und wo entstehen sie?
Welche Informationen müssen später auffindbar sein?
Archiv, Indexierung, Suche und Berechtigungen.
Archivierung dort automatisieren, wo es sinnvoll ist.
Machen Sie aus Ihrer Ablage
ein digitales Archiv.
Wir zeigen Ihnen, wie sich Ihre Dokumente mit DocuWare strukturiert archivieren, schnell wiederfinden und sinnvoll in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen.
