E-Rechnungen automatisch verarbeiten.
Empfangen, erkennen, validieren, prüfen, freigeben, archivieren und an Ihre Buchhaltung übergeben: Mit DocuWare wird aus der E-Rechnung ein durchgängiger digitaler Prozess.
Die E-Rechnung wird erst dann richtig digital, wenn auch der Prozess dahinter digital ist.
Eine XRechnung oder andere strukturierte E-Rechnung bringt die Rechnungsdaten bereits in digitaler Form mit. Der eigentliche Mehrwert entsteht aber dort, wo diese Daten automatisch übernommen, geprüft, weiterverarbeitet und archiviert werden.
Genau hier setzt DocuWare an: Die E-Rechnung wird Bestandteil Ihres bestehenden Dokumenten- und Rechnungsprozesses – vom Eingang bis zur Buchhaltung.
Von der E-Rechnung bis zur Buchhaltung.
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer und automatisierter Rechnungsprozess.
Eingang
E-Rechnungen erreichen Ihr Unternehmen über die vorgesehenen digitalen Eingangskanäle.
Validierung
Format, Struktur und definierte Regeln werden automatisch geprüft.
Prüfung
Rechnungsdaten können mit Bestellungen, Lieferscheinen und weiteren Informationen abgeglichen werden.
Freigabe
Workflow-gesteuerte Prüf- und Freigabeprozesse übernehmen den nächsten Schritt.
ERP / Buchhaltung
Die relevanten Daten werden an nachgelagerte Systeme und Buchungsprozesse übergeben.
E-Rechnungen automatisch validieren.
DocuWare kann eingehende E-Rechnungen automatisch auf Formatfehler und Geschäftsregelfehler prüfen. Das Ergebnis wird dokumentiert und kann für den weiteren Prozess verwendet werden.
Nicht jede Rechnung muss manuell kontrolliert werden.
Die automatische Validierung übernimmt einen wichtigen Teil der technischen Prüfung. Dadurch können Rechnungen mit unauffälligem Ergebnis direkt in den nächsten Prozessschritt übergeben werden.
Die E-Rechnung wird auf die relevanten Format- und Strukturvorgaben geprüft.
Definierte Regeln können für die weitere Rechnungsprüfung berücksichtigt werden.
Das Ergebnis der Validierung kann nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die Ergebnisse können für nachfolgende Prozesse und Workflows genutzt werden.
Das Ergebnis bleibt nachvollziehbar.
Die geprüften Anforderungen werden erfüllt.
Hinweise können im weiteren Prozess berücksichtigt werden.
Die Rechnung entspricht den geprüften Anforderungen nicht.
Unterschiedliche Formate. Ein digitaler Prozess.
In der Praxis treffen unterschiedliche E-Rechnungsformate und Eingangskanäle aufeinander. DocuWare unterstützt die Verarbeitung gängiger Formate und führt sie in einem zentralen Prozess zusammen.
XRechnung
Strukturierte Rechnungsdaten für die automatisierte elektronische Verarbeitung.
Strukturiertes FormatZUGFeRD
Hybrides Rechnungsformat mit PDF-Darstellung und eingebetteten strukturierten Daten.
HybridformatWeitere Formate
Auch weitere digitale Rechnungsformate können abhängig von Ihrem Prozess eingebunden werden.
Individuelle VerarbeitungE-Rechnungen direkt digital austauschen.
Mit dem DocuWare E-Invoicing Service können E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen und versendet werden.
Eingehende Rechnungen werden in DocuWare bereitgestellt und können direkt mit Workflows, Archivierung und weiteren Geschäftsprozessen verbunden werden. Auch ausgehende E-Rechnungen lassen sich workflow- gesteuert aus DocuWare heraus versenden.
Rechnung, Bestellung und Wareneingang zusammenbringen.
Die E-Rechnung ist nur ein Teil der Prüfung. Entscheidend ist, ob die enthaltenen Informationen zu Ihrem tatsächlichen Geschäftsvorgang passen.
Mit einem individuell aufgebauten Prozess können Bestellung, Lieferschein bzw. Wareneingang und Rechnung miteinander abgeglichen werden.
Ihren Prüfprozess besprechen →Was passiert, wenn etwas nicht stimmt?
Auch Ausnahmen gehören zu einem guten digitalen Prozess. Statt Fehler zu übersehen, kann DocuWare Abweichungen gezielt an die zuständigen Personen weitergeben.
Rechnung wird automatisch geprüft und abgeglichen.
Eine Differenz oder ein Prüfhinweis wird erkannt.
Der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch eine Aufgabe.
Nach der Klärung läuft der Prozess kontrolliert weiter.
Weniger manuelle Arbeit. Mehr Prozesssicherheit.
Automatisch erfassen
Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell übertragen werden.
Automatisch validieren
E-Rechnungen können automatisch auf relevante Anforderungen geprüft werden.
Automatisch abgleichen
Rechnungen können mit Bestellungen und Wareneingängen verglichen werden.
Workflows automatisieren
Freigaben, Prüfungen und Klärungen laufen strukturiert über Workflows.
ERP anbinden
Relevante Rechnungsdaten können an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Zentral archivieren
Rechnungen und zugehörige Informationen bleiben zentral verfügbar und nachvollziehbar.
Sie stellen selbst Rechnungen aus? Dann kann auch die Erstellung digital werden.
Für Unternehmen, die selbst Rechnungen ausstellen, bietet Claus Kindt zusätzlich einen Webservice zur Erzeugung ausgehender XRechnungen.
Der von Claus Kindt entwickelte Service kann in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden und wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland bereitgestellt.
Webservice besprechen →Sehen Sie selbst, wie der digitale Rechnungsprozess funktioniert.
Entdecken Sie die Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen in einer interaktiven DocuWare-Produkt-Tour.
Produkt-Tour starten →Nicht nur Software. Sondern ein Prozess, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Eine E-Rechnungslösung funktioniert dann gut, wenn sie zu Ihren bestehenden Abläufen, Zuständigkeiten und Systemen passt.
Wir betrachten deshalb nicht nur die Rechnung, sondern den gesamten Prozess dahinter: Eingang, Validierung, Prüfung, Freigabe, Buchhaltung, ERP und Archivierung.
Fragen zur E-Rechnung?
Was ist eine XRechnung? +
Kann DocuWare XRechnungen verarbeiten? +
Kann DocuWare E-Rechnungen automatisch validieren? +
Welche Ergebnisse kann die Validierung liefern? +
Können Bestellung, Wareneingang und Rechnung abgeglichen werden? +
Was ist der DocuWare E-Invoicing Service? +
Können wir auch selbst XRechnungen erzeugen? +
Kann E-Invoicing mit meinem ERP verbunden werden? +
Machen Sie aus der E-Rechnung einen echten digitalen Prozess.
Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihre Rechnungen heute eingehen, geprüft und gebucht werden – und zeigen Ihnen, wo DocuWare, Validierung, Workflow und E-Invoicing sinnvoll eingesetzt werden können.
