Digitale Personalakte.
HR-Prozesse einfacher machen.
Personaldokumente zentral verwalten, sensible Informationen sicher schützen und wiederkehrende HR-Prozesse digitalisieren – mit einer modernen Lösung von DocuWare.
Schluss mit Papierakten,
langen Suchwegen und verteilten Dokumenten.
Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Gehaltsdokumente, Weiterbildungsnachweise oder Austrittsunterlagen liegen häufig an unterschiedlichen Stellen.
Mit einer digitalen Personalakte werden relevante Personaldokumente zentral, strukturiert und sicher verwaltet. Berechtigte Mitarbeiter finden die benötigten Informationen schnell und können wiederkehrende HR-Prozesse digital abbilden.
Wenn Personalakten zu
einem Zeitfaktor werden.
Papierakten, E-Mail-Anhänge und unterschiedliche Ablagen erschweren den täglichen Zugriff auf wichtige Personaldokumente.
Lange Suchzeiten
Dokumente müssen in Ordnern, E-Mails oder verschiedenen Systemen gesucht werden.
Verteilte Ablagen
Informationen liegen häufig an mehreren Stellen und sind dadurch schwer überschaubar.
Sensible Daten
Personal- und Entgeltdaten benötigen besonders kontrollierte Zugriffe und klare Verantwortlichkeiten.
Manuelle Prozesse
Freigaben, Wiedervorlagen und wiederkehrende Aufgaben kosten wertvolle Zeit.
Eine Akte. Alle Informationen.
Die digitale Personalakte bündelt relevante Unterlagen und verbindet Dokumentenverwaltung, Sicherheit und automatisierte Prozesse.
Zentrale Dokumentenablage
Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere Unterlagen werden zentral und strukturiert abgelegt.
Schnelle Suche
Dokumente lassen sich nach Mitarbeiter, Dokumenttyp, Zeitraum und weiteren Informationen schnell wiederfinden.
Kontrollierte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass sensible Personaldokumente nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
Automatisierte Workflows
Freigaben, Wiedervorlagen, Erinnerungen und wiederkehrende HR-Aufgaben können digital gesteuert werden.
Nachvollziehbare Prozesse
Zugriffe, Änderungen und Bereitstellungen können strukturiert dokumentiert und nachvollziehbar organisiert werden.
Integration
Bestehende HR-, Payroll- oder ERP-Systeme können in digitale Dokumentenprozesse eingebunden werden.
Die digitale Entgeltakte: ein wichtiger Teil der Personalakte.
Entgeltunterlagen gehören zu den besonders sensiblen Dokumenten im Personalwesen. Mit einer strukturierten digitalen Entgeltakte lassen sich diese Unterlagen zentral, sicher und nachvollziehbar verwalten.
Die digitale Entgeltakte kann dabei als klar abgegrenzter Bereich innerhalb der digitalen Personalakte aufgebaut und mit bestehenden Payroll-, HR- und ERP-Prozessen verbunden werden.
Bestimmte Entgeltunterlagen müssen ab 2027 elektronisch geführt werden. Eine frühzeitige Digitalisierung schafft eine strukturierte Grundlage für die Umstellung.
Welche Dokumente können
digital verwaltet werden?
Die konkrete Struktur kann an die Prozesse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Von der Ablage zum automatisierten Prozess.
Eine digitale Personalakte schafft die Grundlage, um wiederkehrende Aufgaben und HR-Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren.
Dokument erfassen
Digitale Dokumente übernehmen oder Papierunterlagen scannen und zentral erfassen.
Automatisch zuordnen
Dokumente werden strukturiert und den passenden Mitarbeitern und Dokumenttypen zugeordnet.
Workflow starten
Freigaben, Wiedervorlagen, Erinnerungen und weitere Prozesse können digital angestoßen werden.
Sicher archivieren
Die Dokumente stehen berechtigten Personen jederzeit strukturiert und nachvollziehbar zur Verfügung.
Sensible Personaldaten
brauchen klare Regeln.
Gerade bei Personal- und Entgeltdokumenten ist es wichtig, genau festzulegen, wer welche Informationen sehen, bearbeiten oder bereitstellen darf.
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Von der ersten Analyse über die Einrichtung bis zur laufenden Betreuung begleiten wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalprozesse.
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