Rechnungsverarbeitung

Die Herausforderungen beim herkömmlichen Rechnungseingang

In vielen Unternehmen erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch immer manuell und papierbasiert. Dies führt oft zu zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen:

• Verlust von Dokumenten: Papierdokumente können leicht verloren gehen oder verlegt werden
• Lange Bearbeitungszeiten: Manuelle Erfassung und Genehmigung von Rechnungen dauern häufig zu lange
• Fehlende Transparenz: Der Status von Rechnungen ist oft nicht nachvollziehbar, was zu Verzögerungen und Zahlungsausfällen führen kann
• Hohe Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen häufig zu Fehlern, die korrigiert werden müssen

Die Lösung: Automatisierter Rechnungseingang mit DocuWare

DocuWare bietet eine umfassende Lösung zur Automatisierung und Optimierung des Rechnungseingangsprozesses. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile, die DocuWare Ihrem Unternehmen bietet:

1. Automatische Erfassung und Digitalisierung: Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, unabhängig davon, ob sie per Post, E-Mail oder Fax eintreffen. Papierbasierte Rechnungen können direkt mit einem Scanner digitalisiert und in das System übernommen werden.

2. Intelligente Datenextraktion: DocuWare verwendet fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um relevante Daten wie Rechnungsnummern, Beträge, Fälligkeitsdaten und Lieferanteninformationen automatisch zu extrahieren und zu indexieren.

3. Workflow-Automatisierung: Die automatisierten Workflows von DocuWare sorgen dafür, dass Rechnungen schnell und effizient durch den Genehmigungsprozess laufen. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.

4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Mit DocuWare haben Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status aller Eingangsrechnungen. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und verbessert die Transparenz in Ihrem Rechnungswesen.

5. Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf die Dokumente zugreifen und sie bei Bedarf vorlegen können. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.

6. Integration in ERP-Systeme: DocuWare lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, wodurch ein durchgängiger Informationsfluss und eine einheitliche Datenbasis gewährleistet werden.

So funktioniert der Rechnungseingangsprozess mit DocuWare

1. Rechnungserfassung: Eingangsrechnungen werden direkt bei Eingang gescannt und digital erfasst. Elektronische Rechnungen können automatisch in das System importiert werden

2. Datenextraktion und Indexierung: Die relevanten Daten werden mittels OCR-Technologie extrahiert und die Dokumente werden automatisch indexiert und klassifiziert

3. Workflow und Genehmigung: Die Rechnungen durchlaufen einen vordefinierten Genehmigungsworkflow. Verantwortliche Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt und können die Rechnungen digital prüfen und freigeben

4. Buchung und Zahlung: Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdaten an das Buchhaltungssystem übermittelt und die Zahlung wird veranlasst

5. Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit für Audits oder Nachfragen zur Verfügung

Fazit: Mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungseingang

Die Automatisierung des Rechnungseingangs mit DocuWare führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Manuelle Prozesse werden reduziert, die Fehleranfälligkeit wird minimiert und die Bearbeitungszeiten werden deutlich verkürzt. Gleichzeitig sorgt die revisionssichere Archivierung für eine lückenlose Dokumentation und Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.

Erleben Sie selbst, wie DocuWare Ihre Rechnungsverarbeitung revolutionieren kann. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie Sie mit DocuWare Ihre Prozesse optimieren und Kosten senken können.

Mit DocuWare wird der Rechnungseingangsprozess nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und transparenter – ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen.